اين نرم افزار داراي 4 وضعيت براي سند مي باشد.که اين امر براي بالابردن امنيت اطلاعات مي باشد. در زير به توضيح مختصري در خصوص وضعيتهاي مختلف اسناد مي پردازيم.
صدور: اين وضعيت همانند ميز کار حسابدار مي باشد. سند هاي موجود در اين قسمت هيچ تاثيري در حسابها نميگذارند. حسابدار پس از آماده کردن سند ، روکش ان را چاپ گرفته و پس از ضميمه کردن مستندات سند را براي تاييد دهيار آماده مي نمايد و در سيستم ثبت موقت آن را انجام مي دهد.
موقت: سندي هست که هنوز دهيار آن را بررسي و تاييد نکرده ولي در حسابها اثر خود را نشان ميدهد.
تاييد: سندي هست که بررسي و تاييد شده.
تذکر: سندهاي وضعيت تاييد و موقت در صورتي که نياز به اصلاح داشته باشند بايد واخواهي گردند.
قطعي : سند در اين وضعيت امکان واخواهي ندارد. در زماني که تا يک تاريخ مشخص تصميم داريد دفاتر را بنويسيد ابتدا بايد اسناد را قطعي نموده و سپس عمل دفتر نويسي صورت پذيرد.
حسابها در اين نرم افزار داراي چهار سطح گروه ، کل ، معين و تفصيل مي باشند.
سطح تفصيل بسته به نياز ، براي برخي از حسابها تعريف شده و براي برخي نياز به ثبت آن وجود ندارد.
در هر سال کدينگ حسابها طبق بخشنامه بودجه مصوب سازمان شهرداريها در همان سال بصورت خودکار ايجاد ميگردد.
اين نرم افزار در زمان ايجاد خودکار رديفهاي بودجه درصد جاري و عمراني را براي هر يک از رديفهاي بودجه طبق بخشنامه بودجه مصوب سازملن شهرداريها و دهياريهاي کشور مشخص مي نمايد.
در زماني که کاربر تصميم به نوشتن بودجه براي يک سال مالي دارد با وارد شدن به قسمت مربوطه و فشردن دکمه نتقال اطلاعات از سال مالي قبل مواردي همچون مبلغ وصولي سه ماهه آخر دو سال قبل ، وصولي 9 ماهه اول سال قبل ، بودجه مصوب سال قبل و ... را بصورت خودکار به فرم مربوطه منتقل نموده و درصورتي که اولين سالي مي باشد که از سيستم استفاده مينماييد ميتوانيد اين مبالغ را بصورت دستي وارد اين فرمها نمود.
کاربر با وارد کردن مبلغ پيشنهادي شروع با انجام عمليات بودجه نويسي مي نمايد.
سيستم با توجه به درصد جاري سهم اعتبارات جاري وظيفه خدمات روستايي و اداري و سهم اعتبارات عمراني را مشخص مينمايد.
سپس کاربر اعتبارت جاري وظيفه خدمات اداري و روستايي را ثبت مي نمايد . در صورتي که هنوز مبلغي از سهم جاري مانده باشد ميتوانيد آن را به اعتبارات عمراني کمک نماييد.
در پايان کاربر پروژه ها را تعريف مي نمايد.
حالا امکان چاپ فرمهاي استاندارد بودجه طبق بخشنامه بودجه مصوب سازمان شهرداريها و دهياريهاي کشور وجود دارد.
با توجه به اسناد حسابداري ثبت شده براي هر سال مالي و بودجه وارد شده در سيستم هر زمان از سال که کاربر تصميم بگير ميتواند فرمهاي مربوط به تفريغ بودجه را چاپ بگيرد.
زمان مورد نياز براي گرفتن تفريغ بودجه حدود يک دقيقه بوده و نياز به هيچگونه محاسبه و فعاليت خاصي توسط مسئول مالي نمي باشد